- Öğrenci tercih ettiği ilgili Üniversitenin web sitesini inceler, son başvuru tarihini öğrenir, gereken ön evrakları hazırlar ve gönderir. Öğrenci gidilecek olan Üniversitenin istedikleri evrakları takip etmek ve sağlamakla yükümlüdür. Bunun için ilgili Üniversitenin web sitesini ziyaret edilmelidir. Konaklama için kayıt yapılması gerekiyorsa ilgili Üniversiteye mutlaka başvuru yapmalıdır.

- Gidilecek olan ülkenin elçiliğinin sayfasını ziyaret ederek vize başvurusu işlemlerini ve ne kadar süreli pasaport talep ettiğini de öğrenir. Mevcut pasaportu olanlar pasaport bitiş sürelerini kontrol etmelidir. 

- Pasaportu olmayan öğrenciler için talep edilmesi durumunda “harçsız pasaport” yazısı işlemleri başlatılır. Bunun için koordinatörlüğümüzü bilgilendirmeniz gerekir.

- Öğrenim Protokolü, 3 adet olmak üzere bir nüshası karşı tarafta, bir nüshası öğrencinin kendisinde, son nüsha ise Mevlana Koordinatörlüğünde kalacak şekilde hazırlanır. Bütün evraklar bilgisayar ortamında yazılır. Öğrenciler, gidecekleri Üniversitenin ders programlarını dikkate alarak “Öğrenim Protokollerini” ilgili Üniversitenin web sayfasını araştırarak ders programlarını temin ettikten sonra Mevlana Bölüm Koordinatörlerinin yardımıyla hazırlar. Öğrenci kendisine ait ilgili yeri imzalar. Daha sonra sırasıyla Mevlana Bölüm koordinatörü ve/veya Bölüm Başkanına imzalatır. Sonrasında Mevlana Kurum Koordinatörünün imzalaması için Mevlana Koordinatörlüğüne getirir. İmzalı nüshalar 22.08.2016 tarihine kadar Mevlana Koordinatörlüğü ofisine teslim edilecektir. Bu evrak Koordinatörlüğümüz tarafından karşı kuruma onaylanmak üzere gönderilir. Karşı kurum onayladıktan sonra Öğrenim Protokolünü bize geri gönderir.

- Karşı kurumdan gelecek olan “Kabul Belgesinin” bir nüshası Mevlana Kurum Koordinatörlüğe iletilir.

- Yurtdışına gidecek olan öğrenci seyahat belgelerinin (uçak biletinin) kopyasını koordinatörlüğe teslim eder.

- Yurtdışına çıkmadan Hacettepe Üniversitesine ilgili dönem için Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden yapması gereken bir işlem olup olmadığını öğrenci işlerinden teyit eder. Öğrencinin Hacettepe Üniversitesine yatırması gereken bir harcı var ise bunu yatırır. Yatırmadan gitmesi ve kayıt işlemlerinin eksik yapılması durumunda öğrencinin dönemi geçersiz sayılır.

- İlgili kurumdan “Katılım Sertifikası”

- Transkript 

- Pasaport giriş ve çıkış sayfası fotokopisi

- Uluslararası Hareketlilik Geri Dönüş Bildirim Formu

- Nihai Rapor sayfamızdan doldurulup bütün bu evraklar Mevlana Kurum Koordinatörlüğe teslim edilir.